Privacy Policy

Privacybeleid

Dit privacybeleid geeft aan hoe je persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik van de website https://www.octosales.be (de Website). Deze verwerking gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Nottebaert Consult BV met maatschappelijke zetel te Tivolistraat 127, 9700 Oudenaarde, België en ingeschreven in de K.B.O. onder nummer 0779.812.001.

Lees deze privacybeleid aandachtig door aangezien deze je rechten en plichten ten aanzien van Nottebaert Consult BV bevat.

Dit privacybeleid kan regelmatig worden herwerkt of geactualiseerd en we adviseren je om deze regelmatig opnieuw te bekijken.

Vragen of opmerkingen? Je kan ons bereiken op volgend e-mailadres: [email protected]

1. Algemeen

1.1. Nottebaert BV leeft de “Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens” na, zoals gewijzigd door de Wet van 11 december 1998 alsook de anti-spambepalingen uit Boek XII van het Wetboek Economisch Recht omtrent het “recht van de elektronische economie”.

1.2. Nottebaert BV stelt zich middels huidig privacybeleid tevens in regel met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

1.3. De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Nottebaert Consult BV.

2. Persoonsgegevens die je ons meedeelt

2.1. Tijdens een bezoek aan deze Website:

IP-adres;
Via cookies: zie artikel

2.2. Bij inschrijving op onze nieuwsbrief:

E-mailadres

2.3. Als kandidaat en/of werknemer/freelancer:

Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer;
Geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit en indien nodig, arbeidsvergunning, identiteitskaart en verblijfsvergunning;
Foto’s en video’s;
CV, motivatiebrieven, referenties, certificaten, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek en publieke data (zoals sociale media);
Informatie over opleiding, werkervaring en competenties;
Informatie over je beschikbaarheden;
Evaluatieformulieren en resultaten van eventuele testen en assessments;
Payrollinformatie waaronder rijksregisternummer, adres, anciënniteit, burgerlijke staat, bankrekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum;
Loon en loonfiches;
Eventueel bijkomende informatie via het registratieformulier van Typeform of tijdens een gesprek met een recruitment consultant van OctoSales of met een klant van OctoSales;
Inhoud chatsessie

2.4. Als opdrachtgever, klant of andere zakelijke relatie:

Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer;
Inhoud chatsessie

3. Persoonsgegevens die wij onrechtstreeks verzamelen

3.1. Publieke gegevens van de opdrachtgever, klant of andere zakelijke relatie

Nottebaert Consult BV verwerkt soms publieke gegevens, bv. gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van je benoeming als bestuurder van een vennootschap, of gegevens die je zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op je website, of gegevens die algemeen bekend zijn in je streek of in de pers verschenen, of gegevens op bv. de Kruispuntbank van Ondernemingen en Graydon.

4. Doeleinden van de verwerking

4.1. Algemene doeleinden

Nottebaert Consult BV zal de vergaarde persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken:

IP-adres (zie artikel 2.1): voor het verzorgen en verbeteren van deze Website en het opnemen van Persoonsgegevens in anonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet kunnen achterhaald worden, met als rechtsgrond de legitieme belangen van Nottebaert BV om haar Website en dienstverlening voortdurend te verbeteren;
E-mailadres (bij inschrijving op de nieuwsbrief) (zie artikel 2.2.): met het oog op het u toezenden van direct marketing (automatische e-mailberichten of andere elektronische berichten), nieuwsbrieven, tewerkstellingsinformatie, of informatie over geplande activiteiten met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming;
Naam , adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit, arbeidsvergunning, identiteitskaart, verblijfsvergunning, payrollinformatie, CV, motivatiebrieven, referenties, certificaten, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek, publieke data (zoals sociale media), informatie over opleiding, werkervaring, competenties, evaluatieformulieren en resultaten van eventuele testen en assessments, informatie over je beschikbaarheden, payrollinformatie waaronder rijksregisternummer, adres, anciënniteit, burgerlijke staat, bankrekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum, loon en loonfiches, eventueel bijkomende informatie via het registratieformulier van Typeform of tijdens een gesprek met een recruitment consultant van OctoSales of met een klant van OctoSales (zie artikel 2.3): om u de gevraagde diensten te kunnen verstrekken en om te voldoen aan de wettelijke voorschriften met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst.
Foto’s en video’s (zie artikel 2.3): om te gebruiken voor onze interne communicatie met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming;
Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer (zie artikel 2.3): om u de gevraagde diensten te kunnen verstrekken en om te voldoen aan de wettelijke voorschriften met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst die door u werd gevraagd, en, indien aangegeven door u, eveneens het toezenden van direct marketing, met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming.
Inhoud chatsessie: om misbruik (zowel sociaalrechtelijk/ fiscaalrechtelijk als concurrentieel) op onze website zoveel als mogelijk te vermijden kan Nottebaert Consult BV de inhoud van de chatbox scannen door middel van automatische woordherkenning en waar nodig de gepaste maatregelen treffen. De informatie uit een chatsessie zal onder geen enkel beding gebruikt worden voor commerciële doeleinden van Nottebaert Consult BV. De rechtsgrond is uw expliciete voorafgaande toestemming.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens vrij te geven, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk wordt wanneer u de verwerking weigert.

4.2. Direct marketing

De persoonsgegevens zullen eveneens worden gebruikt voor direct marketing, mits je hiervoor een bijkomende uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven.

Indien je reeds bent opgenomen in onze verzendlijst voor het ontvangen van marketingmateriaal in elektronische vorm, kan Nottebaert Consult BV je gegevens gebruiken voor het verzenden van marketingmateriaal met betrekking tot Nottebaert Consult BV haar diensten.

Daarnaast kan Nottebaert Consult BV uw gegevens ook doorgeven aan haar partners, met het oog op direct marketing.

Zie artikel 11 met betrekking tot het intrekken van uw toestemming.

4.3. Doorgifte aan derden

Nottebaert Consult BV kan jouw persoonsgegevens delen met:

Nottebaert Consult BV gelieerde bedrijven.
Potentiele opdrachtgevers waar wij een match tussen jou en de opdrachtgever willen realiseren of waar jij voor ons werkt.
Verwerkers en/of ontvangers die namens Nottebaert Consult BV diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Hierbij kan er bijvoorbeeld gedacht worden aan leveranciers (IT-providers, sociaal secretariaat, marktonderzoekbureau, maaltijdchequeproviders enz.). Deze partijen hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun contractuele verplichting na te kunnen komen.
In sommige gevallen kan ertoe verplicht worden om persoonsgegevens te delen op basis van een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
Pensioenfonds, overheidsinstanties en andere instanties (zoals consultancy) indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.

Nottebaert Consult BV sluit met elk van deze organisaties, die handelen als verwerkers, verrwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij je persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen

4.4. Wettelijke vereisten

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat Nottebaert Consult BV je persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Nottebaert Consult BV zal in redelijkheid pogen je van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

5. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking zoals omschreven in artikel 4 en in functie van de contractuele relatie tussen Nottebaert Consult BV en U:

IP-adres (zie artikel 2.1): voor de duur van uw bezoek aan de Website;
E-mailadres (bij inschrijving op de nieuwsbrief) (zie artikel 2.2.): voor de duur van de gevraagde levering van diensten;
Naam , adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit, arbeidsvergunning, identiteitskaart, verblijfsvergunning, payrollinformatie, CV, motivatiebrieven, referenties, certificaten, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek, publieke data (zoals sociale media), informatie over opleiding, werkervaring, competenties, evaluatieformulieren en resultaten van eventuele testen en assessments, informatie over je beschikbaarheden, payrollinformatie waaronder rijksregisternummer, adres, anciënniteit, burgerlijke staat, bankrekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum, loon en loonfiches, eventueel bijkomende informatie via het registratieformulier van Typeform of tijdens een gesprek met een recruitment consultant van OctoSales of met een klant van OctoSales (zie artikel 2.3): voor de duur van de gevraagde levering van diensten en de tewerkstelling en overeenkomstig de toepasselijke wetgeving;
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en bankrekeningnummer (zie artikel 2.3): voor de duur van de gevraagde levering van diensten;

Vermelde persoonsgegevens worden in elk geval bijgehouden conform de specifieke wettelijke voorschriften, alsook de verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

6. Uw rechten

6.1. Recht van toegang en inzage:

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat Nottebaert Consult BV van je persoonsgegevens maakt.

6.2. Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan Nottebaert Consult BV. Daarnaast heeft u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

6.3. Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast heeft u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.

6.4. Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

6.5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

6.6. Uitoefening van uw rechten

Zie artikel 11 met betrekking tot het intrekken van uw toestemming.

6.7. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

6.8. Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: [email protected]

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

7. Veiligheid en vertrouwelijkheid

7.1. Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

7.2. In geen geval kan Nottebaert Consult BV dan ook aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens. Nottebaert Consult BV hebben ervoor gezorgd dat wanneer zij beroep doen op derden voor de verwerking van persoonsgegevens, deze derden aan dezelfde regels zullen gebonden zijn.

7.3. U dient te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot uw login en code te voorkomen. U bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de website van uw computer, IP-adres en van uw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.

8. Toegang door derden

8.1. Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers.

8.2. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan dit privacybeleid.

9. Cookies

9.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoeken van websites op je computer kunnen worden bewaard. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen, zoals bijvoorbeeld je taalvoorkeur voor een website. Wanneer je onze website later opnieuw bezoekt, wordt deze cookie opnieuw verstuurd naar de website. Op die manier herkent de website jouw browser en kan bijvoorbeeld je taalvoorkeur worden onthouden.

9.2 Welke cookies gebruiken we?

OctoSales gebruikt vier soorten cookies voor zowel functionele als analytische doeleinden:

Noodzakelijke cookies dienen om een website vlot bruikbaar te maken, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken.
Functionele cookies zorgen ervoor dat een website informatie kan onthouden die van invloed is op het gedrag en de vormgeving van de website, zoals de taal van uw voorkeur of de regio waar u woont. Zonder deze cookies krijg je de standaard versie van de website te zien.
Performantie cookies helpen eigenaren van websites begrijpen hoe bezoekers hun website gebruiken, door anoniem gegevens te verzamelen en te rapporteren.
Personalisatie cookies zorgen ervoor dat we inhoud en advertenties afstemmen op jouw voorkeuren en surfgedrag op onze websites en zo relevanter maken voor de individuele gebruiker. Zonder deze cookies zie je een standaard versie van de website en een standaard reclame-aanbod.
Cookies van sociale netwerken: de website bevat applicaties van derden die u in staat stellen inhoud van onze website te delen op sociale netwerken of berichtendiensten. Deze cookies worden niet beheerd door de website en de website verwijst naar de gebruiksvoorwaarden en het cookiebeleid van de sociale netwerken in kwestie voor meer informatie.
Cookies voor analytische doeleinden: deze cookies, zoals Google Analytics, worden gebruikt om de statistieken met betrekking tot het gebruik van het de website te bepalen (de meest bezochte pagina’s, de pagina’s die het de website verlaten, de duur van het bezoek aan de website enz.), met als doel het verbeteren van de prestaties van de website en de browse-ervaring van de bezoeker.

9.3 Hoe zien welke cookies op je toestel zijn geplaatst en je die kan verwijderen

Het gebruik van deze cookies is afhankelijk van uw toestemming. Door het gebruik van deze cookies te weigeren, zal het Platform nog steeds toegankelijk zijn voor u, maar de functionaliteit ervan kan worden aangetast. U kunt cookies ook op elk moment deactiveren via de instellingen van uw browsersoftware en via de cookiebanner van de website. U kunt nagaan welke cookies op uw toestel zijn geïnstalleerd en hun aanwezigheid/verwijdering beheren. Raadpleeg hiervoor de toelichtingen van de onderstaande browsers. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de toegankelijkheid of de inhoud van deze pagina’s.

Meer informatie over cookies vindt u tevens op: link naar cookiebeleid

10. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Dit privacybeleid wordt beheerst, uitgelegd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht dat exclusief van toepassing is.

De rechtbanken van Gent zijn exclusief bevoegd om van elk geschil kennis te nemen dat zou voortvloeien uit de interpretatie of uitvoering van deze Privacy Policy.

In geval van tegenstrijdigheid tussen de Engelse en Franse Privacy & Cookie Policy met de Nederlandse, zal de Nederlandse versie voorrang hebben.

11. Ons contacteren

Indien u als bedrijf of klant vragen heeft over hoe Nottebaert Consult BV omgaat met privacy tijdens onze dienstverlening of samenwerking kunt u ons steeds contacteren op [email protected]